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Cómo contratar a tu primer empleado en Florida
Respuesta corta
Antes del primer cheque necesitas: un número de empleador (EIN), registrarte para el impuesto de reempleo de Florida, el W-4 y el I-9 del empleado y reportar la contratación a Florida dentro de 20 días. También debes pagar al menos $15.00 por hora y, según tu industria y tamaño, tener seguro de compensación laboral. Si tienes 25 o más empleados, también debes usar E-Verify.
¿Qué pasos sigo para contratar en Florida?
- Saca tu EIN en IRS.gov si aún no lo tienes. Es gratis.
- Regístrate para el reempleo con el Departamento de Ingresos de Florida (Formulario DR-1).
- Revisa el seguro de compensación laboral: en Florida es obligatorio para la mayoría de los negocios con 4 o más empleados, y desde el primer empleado en construcción.
- Pide el Formulario W-4 para la retención federal. Florida no tiene formulario estatal.
- Completa el Formulario I-9 a más tardar el tercer día hábil de trabajo, revisando sus documentos.
- Usa E-Verify dentro de 3 días hábiles si tienes 25 o más empleados en total.
- Reporta la nueva contratación al Departamento de Ingresos de Florida dentro de 20 días.
- Paga el salario mínimo: $15.00 por hora, o $11.98 más propinas, y tiempo y medio después de 40 horas a la semana.
- Coloca los avisos obligatorios, como el de salario mínimo de Florida, donde tu equipo los vea.
- Organiza tus depósitos de nómina en EFTPS y anota las fechas de los formularios.
¿Cuánto me cuesta un empleado además del sueldo?
Ejemplo ilustrativo: un empleado con un sueldo de $40,000 al año, en un negocio nuevo en Florida.
| Costo del empleador | Cálculo | Aproximado |
|---|---|---|
| Seguro Social y Medicare | 7.65% de $40,000 | $3,060 |
| Desempleo federal (FUTA) | 0.6% de $7,000 | $42 |
| Reempleo de Florida | 2.7% de $7,000 | $189 |
| Total en impuestos | $3,291 |
A esto se suman la compensación laboral, si aplica, y los beneficios que decidas ofrecer.
¿Qué error es el más común al contratar?
Pagarle a alguien como contratista cuando en la práctica es un empleado. Antes de decidir, lee ¿Empleado o contratista?
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Fuentes
- IRS: Hiring employees
- Florida Department of Revenue: Reemployment tax
- Florida Department of Revenue: New hire reporting
- E-Verify
- Florida Division of Workers' Compensation
- USCIS: Form I-9
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